Privacyverklaring

.

Algemeen

Schrijverscontact is een kleine vereniging (zonder rechtspersoonlijkheid) voor schrijvers met een christelijke levensvisie. Het ledental schommelt tussen 30 en 40. Het secretariaat is gevestigd in de Floris van Lijndestraat 8, 4041 GP Kesteren, met emailadres secretariaat@schrijverscontact.nl (automatisch gaat een afschrift naar de websitebeheerder). De website van Schrijverscontact is te vinden als www.schrijverscontact.nl. Het secretariaat en de penningmeester beheren de ledenlijst met naam, adres, telefoonnummer en emailadres van de leden. Deze ledenlijst wordt als bijlage bij nieuwsbrieven jaarlijks in geprinte vorm onder de leden verspreid teneinde communicatie tussen de leden mogelijk te maken. Daarnaast wordt informatie over en het werk van leden gepubliceerd via de website of soms in gedrukte media. Het zijn de leden zelf (of soms externe personen) die informatie voor gedrukte media of de website inzenden of op de website een reactie plaatsen. Tevens worden op de website verslagen van de vergaderingen van Schrijverscontact gepubliceerd. De inhoud van gedrukte media kan uiteraard niet achteraf verwijderd worden. Persoons- en andere min of meer persoonlijke gegevens op de website (bijvoorbeeld een foto, een bijschrift, een verhaal, een gedicht, een persoonlijke reactie) zullen worden verwijderd als de persoon in kwestie daarom vraagt. Een persoonsnaam bij een opmerking in het verslag van een ledenvergadering (op de website) kan worden verwijderd als de persoon in kwestie daarom verzoekt. Voor nieuwe persoonsgegevens op de website die niet door de persoon zelf zijn aangedragen, zal in het algemeen toestemming van de persoon in kwestie gevraagd worden. Maar een kleine vereniging als de onze moet een zware administratieve last vermijden. Daarom wordt gekozen voor simpele middelen, die de privacy niettemin afdoende beschermen. Dit kan immers vaak heel eenvoudig, bijvoorbeeld als een lid in of na een ledenvergadering meldt bezwaar te hebben tegen het plaatsen van een in de vergadering genomen foto.

Schrijverscontact beschikt over een eenvoudig Verwerkingsregister met details over de verwerkte persoonsgegevens. Dat betreft met name de ledenlijst van het secretariaat. Er worden, behalve NAW gegevens, geen persoonsgegevens opgeslagen in een financiële administratie, al zijn verrichte financiële transacties uiteraard terug te vinden in bancaire gegevens. De leden kunnen inzage vragen in het Verwerkingsregister en hun persoonsgegevens. Persoonsgegevens uit de ledenlijst worden niet verstrekt aan personen of organisaties buiten de vereniging. De gegevens van leden worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Persoonlijke gegevens van oud-leden, opgenomen in fysieke gegevensdragers, worden voor literair onderzoek en geschiedschrijving bewaard in het archief voor de vereniging (bij verenigingslid Dirk Idzinga) en kunnen niet verwijderd worden. Oud-leden of hun nabestaanden kunnen via het secretariaat verzoeken om alle digitale gegevens van een oud-lid te verwijderen. Iedereen kan verzoeken om zijn/haar foto’s, verhalen en/of gedichten helemaal van de website te verwijderen.

De (email) adressen van leden worden door het bestuur van Schrijverscontact uitsluitend gebruikt om informatie te verspreiden die de vereniging betreffen, zoals nieuwsbrieven over bijeenkomsten en gestarte of afgesloten projecten. De vereniging acht zich niet verantwoordelijk voor het gebruik van gegevens uit de ledenlijst door individuele leden (die allen over de ledenlijst beschikken). Het bestuur heeft uit haar midden Clemens van Brunschot aangewezen voor het behartigen van zaken betreffende de privacy en de website.
Leden kunnen zich te allen tijde afmelden als lid en kunnen dan ook hun persoonsgegevens laten verwijderen uit digitale gegevensdragers. Daarvoor is een mail aan het secretariaat voldoende. Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunnen zo doorgegeven worden. Mails naar het secretariaat (bijvoorbeeld met betrekking tot wijzigingen van persoonsgegevens) kunnen op de mailserver van het hostingbedrijf (HostingDiscounter) bewaard worden tenzij de afzender daar expliciet bezwaar tegen maakt.

De inhoud van de onderhavige privacyverklaring is door middel van stemming geaccepteerd en ven kracht geworden in de ledenvergadering van 6 april 2019. Aspirant-leden worden bij hun aanmelding gewezen op de inhoud van de privacyverklaring. Ook alle anderen kunnen via de website kennisnemen van de privacyverklaring.

Certificaat

De website van Schrijverscontact is niet voorzien van een SSL certificaat, aangezien aan bezoekers niet gevraagd wordt om gevoelige gegevens als wachtwoorden of rekeningnummers in te geven.

Cookies en statistieken van de website

Bij uw eerste bezoek aan de website wordt u met een ‘cookie bar’ geïnformeerd over het plaatsen van cookies en het bestaan van een privacybeleid. Er wordt door uw browser een cookie geplaatst om uw instemming met het privacybeleid te onthouden. Indien u klikt op ‘Nee!’ verlaat u de website; als u vervolgens terugkomt worden er in dat geval geen cookies geplaatst.

De gegevens van uw bezoek aan onze website worden (met de browser versie, en het IP nummer ontdaan van het laatste deel, dus anoniem) 26 maanden bewaard in Google Analytics, waarmee Schrijverscontact een verwerkersovereenkomst heeft.  Daar komen verder geen persoonlijke gegevens bij kijken. Via Google Analytics worden cookies geplaatst alleen voor statistische doeleinden, want de gegevens worden verder niet gedeeld met Google en ook niet gebruikt voor advertenties of mailings.

De website is ondergebracht op de servers van het Nederlandse bedrijf HostingDiscounter. Daarvoor is een overeenkomst gesloten. Voor meer informatie kunt u hun algemene voorwaarden en netwerkkenmerken raadplegen. De algemene voorwaarden hebben een ‘Addendum Verwerking Persoonsgegevens’. Het computercentrum van HostingDiscounter staat in Arnhem, met backup locaties in Ede en Brussel. HostingDiscounter is als hosting bedrijf verplicht om in een log de gegevens van uw websitebezoek bij te houden (met inbegrip van uw IP adres, daarvóór bezochte pagina, en browser versie). HostingDiscounter mag deze informatie aan derden verschaffen indien hiertoe wettelijk verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens HostingDiscounter verwerken. HostingDiscounter verzorgt ten behoeve van hun klanten (waaronder Schrijverscontact) een grafische schil “AWStats” als een statistische analyse van het websitebezoek. Schrijverscontact maakt van deze informatie geen gebruik en slaat de gegevens niet zelf op. Als ze bij onze eigen backup toch meekomen vanaf de website, worden ze onmiddellijk verwijderd uit de backup. Schrijverscontact heeft HostingDiscounter op 15 juni 2018 formeel verzocht om AWStats helemaal uit te zetten voor de website van Schrijverscontact, maar dit blijkt technisch niet mogelijk.

Reacties op de website

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser versie om te helpen spam te detecteren. De door u zelf ingevulde gegevens worden publiekelijk getoond, met uitzondering van het emailadres.

De reactie en de metadata van die reactie worden in een afgeschermde database in principe voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Als u een reactie hebt achtergelaten, kunt u via het contactformulier verzoeken om een overzicht van de persoonlijke data die we van u hebben, inclusief alle data die u ons opgegeven hebt. U kunt ook verzoeken om persoonlijke data die we van u hebben, te verwijderen. Dit omvat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden.

Reacties van bezoekers worden via de geautomatiseerde spamdetectieservice Akismet geleid. De website slaat voor dit doel op: het IP adres van de reageerder, de gebruikte browser versie, de website vanwaar de regeerder afkomstig is, website URL’s en de door de reageerder ingevoerde gegevens. Een geanonimiseerde string (hash), gemaakt op basis van uw e-mailadres, kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien u deze gebruikt.  Nadat uw reactie is goedgekeurd, is uw eventuele profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van uw reactie.

Ingesloten inhoud van andere websites

In weinig voorkomende gevallen kunnen berichten op deze site ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht. Deze websites kunnen data over u verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en uw interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als u een account hebt en ingelogd bent op die  andere website.

Hoe we uw data op de website beveiligen

Alleen de beheerders kunnen inloggen. Daarbij worden moeilijk te kraken wachtwoorden gebruikt. Deze maatregel wordt voldoende geacht omdat de website en de onderliggende database geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens bevatten.

Van alle gegevens van de website wordt minstens vier maal per jaar een backup gemaakt naar de computer van een websitebeheerder. Daar worden ze opgeslagen achter een moeilijk te kraken wachtwoord.

Een gebleken datalek wordt onmiddellijk gerapporteerd aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als u kunt inloggen (alleen voor de beheerders)

Indien u beheerder bent en inlogt op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of uw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra u uw browser sluit. Zodra u inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met uw login-informatie en schermweergave-opties.
Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave-opties 1 jaar. Als u “Herinner mij” selecteert, wordt uw login 2 weken bewaard. Zodra u uitlogt van uw account, worden de login cookies verwijderd.

Wanneer u een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door uw browser opgeslagen. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel dat u hebt bewerkt in zich. Dit cookie is na een dag verlopen.

Als u een inlogaccount hebt op deze site kunt u via het contactformulier verzoeken om een exportbestand van de persoonlijke data die we van u hebben, inclusief alle data die u ons opgegeven hebt. U kunt ook verzoeken om persoonlijke data die we van u hebben, te verwijderen. Dit omvat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden.

Van gebruikers die kunnen inloggen op onze website bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen; de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden. Websitebeheerders kunnen deze informatie van elkaar bekijken en wijzigen.

Als u een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site uploadt, moet u voorkomen dat u afbeeldingen uploadt met daarin EXIF GPS locatie gegevens. Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van de website downloaden en de locatiegegevens inzien.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *